Come un distributore di elettronica sta definendo un pilot per eliminare le ricerche manuali dei prodotti nell'ERP

Il software può compilare la scheda prodotto ERP per cui è in attesa un preventivo? In larga misura, sì: può trovare i dati del produttore, mapparli nei campi dell'ERP e segnalare ciò che una persona deve ancora controllare. Questa è la domanda che ci ha posto un distributore di elettronica industriale. Il suo team commerciale non può quotare una riga di RFQ finché il prodotto non esiste nell'ERP e, per ogni nuovo articolo, qualcuno apre il sito web del produttore e copia i dati campo per campo. Automa.Net ha proposto di raccogliere automaticamente tali dati, mostrando la fonte di ogni valore, mapparli nei campi ERP del distributore e consegnarli pronti per l'importazione o tramite API, iniziando dai campi che bloccano un preventivo. Il progetto è ora nella fase di definizione dell'ambito del pilot, quindi questo articolo descrive il problema e il piano, non i risultati. È il secondo caso della nostra serie sui progetti pilota, dopo l'automazione dei preventivi a partire da elenchi di stock grezzi: Automa.Net non è solo un software pronto all'uso, ma costruiamo anche attorno al processo di un singolo cliente, e iniziamo con un pilot.

Il caso in breve:

• Problema: ogni articolo di RFQ che non è ancora nell'ERP attende una ricerca manuale del prodotto sul sito web del produttore.
• Costo: preventivi bloccati finché non esiste una scheda prodotto, lavoro che cresce con ogni riga di RFQ, nessuna traccia di dove provengano i valori e codici o marchi individuati troppo tardi.
• Soluzione proposta: arricchimento automatico dei dati prodotto a partire dalle fonti del produttore, mappato prima nei campi ERP del distributore, con una fonte e uno stato di revisione per ogni valore.
• Primo passo: un pilot, ora in fase di definizione: campi, regole, produttori, RFQ di esempio e modalità di misurazione del successo.
• Fase attuale: nessun risultato ancora, per scelta.

Che cos'è l'arricchimento dei dati prodotto per un ERP?

L'arricchimento dei dati prodotto per un ERP significa compilare automaticamente una scheda prodotto da fonti esterne invece di digitarla a mano: descrizioni, categoria, dimensioni, peso, codici doganali ed export, EAN, paese di origine e dati di ciclo di vita. Per un distributore di componenti industriali la fonte principale è il produttore, perché solo i dati del produttore sono abbastanza affidabili per dogana, spedizione e domande dei clienti. Un buon arricchimento fa tre cose oltre a copiare i valori: li converte nelle unità e nelle definizioni dei campi dell'ERP, registra da dove proviene ciascun valore e segnala i valori in conflitto o mancanti così che una persona possa decidere.

Il problema: nessuna scheda prodotto, nessun preventivo

Il distributore dispone di un ampio stock di elettronica industriale. Ciononostante, molte RFQ richiedono componenti che non ha mai venduto prima. Nel suo ERP un prezzo può essere fornito solo una volta creata la scheda prodotto. Quindi ogni nuova riga di RFQ passa attraverso la stessa catena manuale:

1. La RFQ arriva con un elenco di codici articolo.
2. Il prodotto non è nell'ERP.
3. Qualcuno cerca sul sito web del produttore il componente esatto e la variante.
4. I dati vengono copiati campo per campo nell'ERP.
5. La scheda prodotto viene creata, e solo allora la riga può essere quotata.

Questo viene fatto a mano, un prodotto alla volta. Prima che un prodotto possa essere creato e quotato, un insieme di campi obbligatori deve essere completo: identificazione e descrizioni, categoria e produttore, il codice doganale della merce, dimensioni, peso netto e classificazione per il controllo delle esportazioni. Ulteriori campi, come codici alternativi, EAN, paese di origine e dati sul ciclo di vita, completano la scheda e possono essere aggiunti in seguito. Una guida correlata su superare i silos di dati nelle supply chain manifatturiere spiega perché i dati copiati a mano tra sistemi tendono a divergere.

Quanto costa il problema: tempo ed errori

Non abbiamo ancora misurato il tempo di ricerca del distributore; concordare come misurarlo fa parte dell'ambito del pilot. Il costo è comunque facile da vedere nel modo in cui il lavoro viene svolto:

• Il preventivo è bloccato. Un cliente che aspetta un prezzo deve prima attendere la scheda prodotto. Più nuovi articoli ci sono in una RFQ, più a lungo resta in attesa l'intero preventivo.
• L'impegno cresce con ogni riga. Ogni nuovo articolo significa un'altra ricerca, un'altra variante da identificare e un altro giro di copia. Una RFQ lunga moltiplica tutto questo.
• Nessuna traccia di dove provenga un valore. Una volta che un peso o un paese di origine entrano nell'ERP, nessuno può dire se provengano dal produttore, da un annuncio di un rivenditore o da un'ipotesi.
• Gli errori vengono scoperti tardi. Le righe della RFQ contengono codici che corrispondono a più prodotti, errori di digitazione o OCR nei codici parte e componenti elencati sotto il marchio sbagliato. Individuati a mano, emergono dopo che la scheda prodotto esiste già, o dopo che il preventivo è stato inviato.
• Le unità non coincidono. I produttori spesso pubblicano peso e dimensioni dell'imballo, mentre le regole del distributore richiedono valori del solo prodotto nelle proprie unità. Ogni ricerca significa anche una conversione.

Come prevediamo di risolverlo: dati del produttore, mappati nell'ERP

La proposta sostituisce le ricerche una per una con un unico batch per ogni elenco RFQ: l'intero elenco entra, e ogni prodotto torna con i propri valori mappati nei campi ERP del distributore.

I dati del produttore vengono prima. I valori vengono presi da tre tipi di fonti, in un ordine fisso:

1. Il sito web del produttore. Dati estratti direttamente dal produttore e mappati nei campi del distributore. L'estrazione è già attiva per 21 produttori, tra cui Siemens, Allen-Bradley, Schneider Electric, ABB, Omron, Lenze, Phoenix Contact e Pilz, e altri possono essere aggiunti in base al volume delle RFQ.
2. Il database Automa.Net, con dati di prodotto su componenti di oltre 9.000 produttori, usato solo per i campi o i prodotti non coperti dalla fonte del produttore.
3. Fonti di terze parti, usate solo per le lacune che restano, e solo quelle accettate dal distributore, nell'ordine in cui le accetta.

Ogni valore mostra la propria fonte e il proprio stato. Per ogni campo il risultato indica da dove proviene il valore e se può essere utilizzato: confermato, da rivedere, conflitto tra fonti o mancante. Quando le fonti non concordano, prevale il valore del produttore e il conflitto resta visibile. Le unità seguono le regole del distributore, con un flag quando il produttore pubblica solo valori confezionati.

I valori vengono acquisiti secondo le definizioni del distributore, non nel formato del produttore. I codici d'ordine alternativi vengono memorizzati affiancati, così uno dei due codici trova il prodotto, e i dati di ciclo di vita includono successore e predecessore collegati quando il produttore li pubblica. La nostra guida su il tracciamento dei componenti industriali obsoleti spiega perché questi campi sono importanti per un distributore.

Ogni prodotto viene classificato in base a ciò che gli manca ancora prima della quotazione:

• Pronto per la quotazione: tutti i campi di creazione prodotto, quotazione e spedizione sono completi da fonti accettate.
• Da rivedere: una corrispondenza ambigua, un codice corretto o valori in conflitto. Una persona conferma prima che il record venga creato.
• Dati mancanti: campi obbligatori non trovati in alcuna fonte concordata. Questi tornano alla gestione manuale.

L'output viene preparato per l'importazione nell'ERP o consegnato tramite API, a seconda che il team voglia cercare singoli prodotti o inviare interi elenchi RFQ. Questi sono gli stessi dati di prodotto alla base del servizio di arricchimento dati prodotto di Automa.Net servizio di arricchimento dati prodotto, qui mappato sulle definizioni dei campi di un'azienda.

Il pilot come primo passo

Il rollout inizia con i campi che bloccano la quotazione:

• Fase 1, sbloccare la quotazione: il sito web del produttore come unica fonte, i campi di creazione prodotto, quotazione e spedizione, e la mappatura ai campi e alle categorie ERP del distributore.
• Fase 2, completare il record: il database di Automa.Net e le fonti terze concordate, i campi di arricchimento rimanenti e controlli aggiuntivi dove i dati del produttore si esauriscono.

Prima che tutto ciò venga costruito, il pilot richiede cinque decisioni, e queste sono quelle che stiamo concordando ora con il distributore:

1. La mappatura dei campi: categorie di prodotto, unità e definizioni del ciclo di vita.
2. Regole per i dati incompleti del produttore, ad esempio quando vengono pubblicati solo peso o dimensioni dell'imballo.
3. Produttori, RFQ di esempio e date, con un mix deliberato di codici puliti, codici alternativi e voci problematiche, così che il pilot testi i casi difficili e non solo quelli facili.
4. Fonti terze per le lacune rimanenti: quali il distributore accetta e in quale ordine.
5. Come viene misurato il pilot, ad esempio il tempo risparmiato per riga RFQ.

La fase attuale

Il progetto è nella fase di definizione dell'ambito. Abbiamo mostrato al distributore come i dati verrebbero acquisiti, reperiti e classificati, e stiamo concordando la mappatura dei campi, le regole e il campione del pilot. Non pubblicheremo numeri finché il pilot non sarà stato eseguito sulle RFQ reali del distributore e misurato nel modo concordato da entrambe le parti. Riporteremo i risultati in un follow-up.

Parla con noi di un pilot sui tuoi dati

Un pilot come questo ha senso quando i record prodotto sono il collo di bottiglia tra una RFQ e un preventivo:

• Nuovi articoli arrivano con ogni RFQ, e ciascuno necessita di un record prodotto prima di poter essere prezzato.
• Il tuo ERP ha le proprie definizioni di campo, unità e categorie che i dati del produttore non corrispondono uno a uno.
• Devi sapere da dove proviene ogni valore, per dogana, controllo export o domande dei clienti.
• Il tuo processo RFQ ha già una struttura fissa. La nostra guida su come semplificare il processo RFQ per i componenti descrive i passaggi in cui i dati di solito si bloccano.

Il primo passo è una conversazione, non un contratto. Inviaci un campione di righe RFQ reali e il tuo elenco di campi ERP, e ti mostreremo quali campi possono essere compilati dalle fonti del produttore, quali richiedono revisione e quali mancano, prima che venga costruito qualcosa. Contatta il team di Automa.Net per parlare di un pilot.

Domande frequenti

Il software può automatizzare le ricerche di prodotto per RFQ elettroniche?

In gran parte, sì. Il software può associare ogni riga RFQ al prodotto del produttore, estrarre i dati di cui l'ERP ha bisogno e mapparli ai campi corretti. Le righe con codici ambigui, errori di digitazione o fonti in conflitto richiedono ancora una persona per confermare, quindi una buona configurazione suddivide i prodotti in pronti per il preventivo, da rivedere e dati mancanti invece di fare supposizioni.

Di quali dati di prodotto ha bisogno un ERP prima di un preventivo?

Di solito un codice, descrizioni, categoria, produttore e codice doganale delle merci per creare l'articolo, oltre a dimensioni, peso netto e classificazione per il controllo export per quotarlo e spedirlo. EAN, paese di origine, fase del ciclo di vita, successore e predecessore completano il record e possono essere aggiunti in seguito.

Da dove provengono i dati di prodotto arricchiti?

Prima di tutto dal sito web del produttore. Il database di Automa.Net compila i campi o i prodotti non coperti dal produttore, e le fonti di terze parti concordate compilano solo ciò che resta. Ogni valore riporta la propria fonte e, quando le fonti non concordano, prevale il valore del produttore mentre il conflitto rimane visibile.

Cosa succede quando il produttore pubblica dati incompleti?

Il pilot concorda in anticipo una regola per questo. Un caso comune è un produttore che pubblica solo peso e dimensioni dell'imballaggio mentre l'ERP richiede valori del solo prodotto: il valore viene segnalato invece di essere inserito come se fosse corretto. I campi obbligatori per i quali nessuna fonte concordata dispone del dato tornano alla gestione manuale.

I dati arricchiti possono entrare nell'ERP senza doppia immissione?

Sì. I dati vengono mappati sui campi propri dell'ERP e consegnati come file di importazione o tramite API, così nessuno li reinserisce manualmente. Se il team invia interi elenchi RFQ in un unico batch o cerca singoli prodotti tramite API è una delle decisioni prese durante il pilot.

Che cosa sono l'ECCN e il numero statistico in un record prodotto?

ECCN, l'Export Control Classification Number, indica se un prodotto rientra nei controlli all'esportazione e quali; è necessario prima che alcuni prodotti possano essere spediti all'estero. Il numero statistico è il codice merceologico doganale, costruito sul codice HS internazionale ed esteso dall'UE, dal Regno Unito o dagli Stati Uniti nei rispettivi codici nazionali. Entrambi sono campi da cui può dipendere un preventivo o una spedizione, e i produttori non sempre li pubblicano, motivo per cui ogni valore riporta la propria fonte.

Come si misura un pilot di arricchimento dei dati?

Entrambe le parti concordano la misura prima dell'inizio del pilot, ad esempio il tempo di ricerca risparmiato per riga di RFQ, la quota di prodotti che tornano pronti per essere quotati e la quota che richiede revisione. Il campione dovrebbe includere codici puliti, codici alternativi e voci problematiche, così che il risultato rispecchi le RFQ reali.