Wskazówki dot. przesyłania stanów magazynowych na Automa.Net

Witamy w naszym przewodniku. Dzięki niemu możesz zapoznać się krok po kroku z procesem umieszczania swoich części na Automa.Net – niezależnie od tego, czy chcesz to zrobić ręcznie, czy automatycznie przez FTP lub API.
Na początek warto zapoznać się z poniższym wzorem: „AutomaNet example inventory file”.

Jest to przykładowy plik z obszernym opisem dla każdej kolumny wraz z wymaganiami dotyczącymi danych, ograniczeniami i sugestiami. Proszę o sprawdzenie obu zakładek, które tam przygotowano „Inventory example” oraz „’Guidelines'”:

👉  AutomaNet example inventory file.xlsx

Mam nadzieję, że ten przewodnik okaże się pomocny. Jeśli masz jakieś uwagi, proszę o kontakt:

Wymagania dotyczące pliku i jak go wyświetlamy?

1. Plik musi być albo w formacie pliku rozdzielanego przecinkami (.CSV), lub Excel (.XLSX)
2. W tym samym czasie możliwe jest przesłanie tylko jednego pliku. Najnowszy import nadpisuje poprzednie, więc wszystkie części, które mają zostać zaimportować muszą być w jednym pliku.
3. Adresy URL muszą zaczynać się od „http://” lub „https://”.
4. W plikach .CSV, wartości pól zawierające podwójny cudzysłów („) lub przecinki muszą być poprawnie sformatowane (patrz: https://techterms.com/definition/csv)
5. Dane w tych 3 kolumnach są obowiązkowe:

• Numer części
• Marka
• Ilość

WSKAZÓWKA:

Im więcej danych dodasz, tym więcej zapytań ofertowych otrzymasz. Z naszych danych wynika, że aktualna lista magazynowa (ładowana raz dziennie do maksymalnie raz w tygodniu) wraz z informacjami o stanie produktu, gwarancji, czasie realizacji i opisie otrzymuje 65% więcej zapytań ofertowych!

Dodatkowe kolumny

Stan produktu

Jeśli to możliwe, postaraj się ujednolicić nazewnictwo według kryteriów:  

• New – fabrycznie nowy, nieużywany, nieuszkodzony element.
• New Surplus – nieużywany komponent, który przeleżał niesprzedany w magazynie przez bardzo długi czas.
• New Opened – nowy, nieużywany, nieuszkodzony komponent z oryginalnym opakowaniem, w otwartym pudełku.
• New Sealed – nowy, nieużywany, nieotwierany, nieuszkodzony produkt w oryginalnym opakowaniu, fabrycznie zapieczętowany.
• New No Box – nowy, nieużywany, nieuszkodzony element bez oryginalnego opakowania.  
• Refurbished – (odnowiony) – odnowiony element, który został sprawdzony, wyczyszczony i naprawiony w celu przywrócenia pełnej sprawności i jest w doskonałym stanie.
• Repair – Naprawa
• Used – przedmiot był wcześniej używany. Produkt może mieć pewne ślady zużycia, ale jest w pełni sprawny i działa zgodnie z przeznaczeniem. Może brakować oryginalnego opakowania.
• Defective – element, który nie działa zgodnie z przeznaczeniem lub nie jest w pełni sprawny. Obejmuje to przedmioty uszkodzone w sposób utrudniający ich użytkowanie, przedmioty wymagające serwisu lub naprawy oraz przedmioty, w których brakuje istotnych elementów. Szczegółowe informacje można znaleźć w ofercie sprzedawcy.
• Exchange – Wymiana Incomplete  – Niekompletny

Nasz system spróbuje rozpoznać stan produktu z Twojej listy magazynowej i przypisze go do jednego z powyższych warunków.

Części w magazynie i ilości „0” z czasem realizacji zamówienia

Kolumna M – Czas realizacji zamówienia / Czas obsługi

Zachęcamy do dodania informacji o tym, ile czasu zajmuje Twojej firmie przygotowanie części do wysyłki. 

Miejsce na te dane znajduje się w kolumnie M. 

AutomaNet wyświetli dane z kolumny M jako Handling Time.

Ważne! Ta informacja będzie wyświetlana w wynikach wyszukiwania tylko wtedy, gdy wartość w kolumnie C: ILOŚĆ (QTY) jest większa niż 0.

Będziemy wyświetlać te części poniżej wyników wyszukiwania „in-stock”. Każdy wiersz posiada wyraźne oznaczenie statusu „na zamówienie” (2) oraz czas realizacji (1). Kolumna czasu realizacji to dane podane w kolumnie M (jeśli nie podano danych, wyświetlimy domyślny tekst „Dostępne tylko na zamówienie”). 'Na zamówienie’ pojawia się, gdy część ma ilość= 0

Promuj swój firmowy sklep internetowy  

W Automa.Net każdy kupujący ma wiele możliwości, aby zapytać o daną część. Każdy może zobaczyć dane kontaktowe dostawcy, wysłać RFQ przez Automa.Net lub… przejść bezpośrednio do Twojego sklepu internetowego i części, która została wyszukana.

W pliku inwentaryzacji, w kolumnie J możesz podać adres do Twojego sklepu internetowego dla każdej części. Adresy URL muszą zaczynać się od „http://” lub „https://”

Każda z Twoich części będzie miała ikonę koszyka sklepu internetowego. Po kliknięciu na nią użytkownik zostanie przekierowany do części w Twoim sklepie internetowym.

Specyfikacja części 

GTIN 

(To jest numer EAN dla Europy i UPC dla Stanów Zjednoczonych i Kanady) Możesz dodać GTIN w kolumnie R.

Wielu użytkowników szuka części używając kodów EAN, UPC w naszej wyszukiwarce, Dodanie tej informacji pomoże uzyskać więcej zapytań na Twoje części. 

SKU – Twój wewnętrzny unikalny numer części

Możesz również dodać SKU do swojej listy zapasów w AutomaNet. Jest to twój wewnętrzny unikalny numer części, który będzie widoczny tylko dla Ciebie, gdy otrzymasz RFQ na swoje części. To pomoże Ci zidentyfikować unikalne części w Twoim magazynie. Pomoże Ci to również w szybkiej wycenie konkretnych pozycji za pomocą naszego portalu.

DLACZEGO JEST TO WAŻNE? będziemy sprawdzać „unikalność części” patrząc na „Numer części” (kolumna A), Marka (B), Stan produktu (H) i SKU (kolumna Q). Jeśli kolumny A, B, H są takie same dla kilku części w Twojej bazie danych i nie będziesz miał SKU, które będzie unikalne, to te części będą pokazane tylko raz (prawdopodobnie jako pierwsze z pliku). Możesz dodać SKU dla każdego wiersza w excelu – w ten sposób każda część będzie miała jeden numer, który jest inny.

Kolejność kolumn

Podczas przygotowywania pliku magazynowego prosimy o zachowanie wszystkich kolumn podanych w naszym szablonie. System odczytuje dane według kolejności kolumn, a nie ich nazw. Tak więc 'numer części’ musi  zawsze być w kolumnie A, adres URL sklepu internetowego w kolumnie J itd.

Plik .xlsx będzie wyglądał w ten sposób (jeśli zdecydujesz się pozostawić te kolumny puste, postaraj się jednak dodać jak najwięcej danych):

Natomiast plik CSV powinien wyglądać tak: 

Jak przesłać plik z magazynem przez FTP (ręcznie lub automatycznie)?

Kiedy zalogujesz się na swoje konto Automa.Net, możesz łatwo zobaczyć szczegóły swojego folderu FTP w „MY INVENTORY” w menu po lewej stronie. Możesz użyć tych danych do zalogowania się do folderu FTP, aby załadować swoje zapasy. Są to również dane, które będą potrzebne Twojemu działowi IT do automatycznego wysyłania nam aktualnej listy zapasów. 

Twoje dane będą wyglądały następująco:

• Hostname: ftp.automa.net
• Port: 21
• Login: zobacz swoje konto
• Password: zobacz swoje konto

Ręczne ładowanie zapasów  

Aby ręcznie załadować swoją listę, zalecamy użycie darmowego oprogramowania, takiego jak FileZilla lub WinSCP. Po zainstalowaniu programu, otwórz go i wprowadź 'Host’, 'Nazwę użytkownika’, 'Hasło’ i 'Port’. Wszystkie te dane możesz znaleźć na stronie MY INVENTORY. Następnie kliknij przycisk 'Szybkie łączenie’.

Po nawiązaniu połączenia, znajdź plik z Twoją listą towarową w menu po lewej stronie i przeciągnij go do okna po prawej stronie.

Gotowe! 

Plik zostanie załadowany do bazy danych w ciągu około 10 minut. W przypadku większych plików na czas ładowania może przedłużyć się do 30 minut. Po zakończeniu, spróbuj wykonać kilka wyszukiwań w Automa.Net, aby zobaczyć jak Twoje części są wyświetlane! 

Jak często powinienem aktualizować nasze stany magazynowe?

Zalecamy aktualizować listę zapasów co najmniej raz dziennie, ale warto kierować się tym, jak często Państwa stany magazynowe ulegają zmianie.

Warto też pamiętać:

1. Częściej aktualizowane stany magazynowe są wyświetlane wyżej w wynikach wyszukiwania.
2. Aktualizowanie zapasów częściej stwarza większe szanse na sprzedaż.

Automatyczne przesyłanie stanów magazynowych przez FTP

Aby zautomatyzować przesyłanie listy, proszę porozmawiać z dostawcą oprogramowania lub wewnętrznym zespołem IT. Twój system zarządzania magazynem może mieć wbudowaną funkcję, która umożliwi zautomatyzowanie proces przesyłania komponentów. Dane do folderu FTP będą takie same, jak w przypadku manualnego przesyłania listy magazynowej. 

API

Oferujemy również dostęp do API, który pozwala na aktualizację stanów magazynowych w każdej chwili, gdy ktoś trafi na „szukaj” w Automa.Net. Twoje części są wtedy wyświetlane wyżej w wynikach wyszukiwania oraz ryzyko otrzymania zamówień na komponenty, których nie ma w magazynie jest zminimalizowane.

Inventory products

Method	URL	Parameters	Description
GET	/{company_id}/inventory	Limit, page	Returns a list of all your products
POST	/{company_id}/inventory	Array<Inventory>	Adds a product to your inventory
PUT	/{company_id}/inventory	Array<Inventory>	Updates your product
DELETE	/{company_id}/inventory	Array<id>	Deletes a product

Inventory products – quantity

Method	URL	Parameters	Description
GET	/{company_id}/stocks	Limit, page	Downloads current stock leve
PUT	/{company_id}/stocks	Array<InventoryStock>	Mass update products in stock

Bezpieczeństwo

Wykonujemy ciągłe kopie zapasowe danych i replikujemy je w dwóch centrach danych. Najlepsze praktyki DevOps i SysOps zabezpieczają serwery, bazy danych i aplikację.

Jeśli pojawią się jakiekolwiek pytania, na które będziesz szukał odpowiedzi, zapraszam do kontaktu. Odwiedź również naszą stronę FAQ: https://automa.net/faq/ 

DZIĘKUJĘ ZA ZAPOZNANIE SIĘ Z NASZYM PRZEWODNIKIEM!

 Karolina Moskal

Inventory Data Guru
[email protected]

+48 662 053 895
Connect with me on LinkedIn