Von der Rohbestandsliste zum Angebot: Wie ein mittelgroßer Industrie-Überschuss-Händler die Angebotserstellung automatisierte

Kann Software eine Rohbestandsliste in ein Angebot verwandeln? Im Wesentlichen ja: Sie kann die Teilenummern abgleichen und die zugeordneten Positionen bepreisen, während ein Mensch über den Rest entscheidet. Ein mittelgroßer Händler für industrielle Restposten prüfte vor einer Angebotsabgabe täglich Hunderte von Preisen manuell. In einem Pilotlauf im Jahr 2026 verband Automa.Net zwei seiner Tools, BOM Cleaner und BOM Repricer, mit den eigenen Einkaufsregeln des Händlers. Bei fast 20.000 Zeilen aus realen eingehenden Listen wurden 39 % der Positionen automatisch einem Katalogteil zugeordnet, und 53 % der zugeordneten Teile im Preisumfang erhielten einen europäischen Marktpreis. Beide Tools laufen inzwischen im Tagesgeschäft des Händlers. Die nächste Stufe ist ein dediziertes Tool, das um den Prozess des Händlers herum aufgebaut wird. Dieser Artikel verfolgt den Fall vom Problem und seinen Kosten über die Lösung und den Pilotlauf bis zur aktuellen Phase, denn der Fall zeigt etwas, das eine Produktseite nicht zeigen kann: Automa.Net entwickelt auch Implementierungen rund um den Prozess eines einzelnen Kunden, und es beginnt meist mit einem Pilotprojekt.

Der Fall in Kürze:

• Problem: unstrukturierte Bestandslisten, Produkte manuell identifiziert.
• Kosten: Hunderte manueller Preisabfragen pro Tag und Fehler durch falsche Teilezuordnungen und verzerrte Preise.
• Lösung: BOM Cleaner für den Abgleich von Teilenummern und BOM Repricer für Marktpreise, beide mit den eigenen Regeln des Händlers betrieben.
• Erster Schritt: ein Pilotprojekt mit fast 20.000 Zeilen aus über 20 realen Listen.
• Ergebnis: 39 % der Zeilen automatisch zugeordnet, 53 % der zugeordneten Teile im Umfang mit Preisen aus europäischen Angeboten; beide Tools im täglichen Einsatz.

Das Problem: Bestandslisten, die niemand automatisch lesen kann

Der Händler kauft und verkauft Industriekomponenten weiter, vieles davon aus Überbestands- und Restpostenlisten. Sein Geschäft hängt davon ab, Listen, die er nicht kontrolliert, schnell und zum richtigen Preis zu bepreisen.

Diese Listen kommen als Tabellenkalkulationen an, die so geschrieben sind, wie sie aus dem ERP-System jedes Verkäufers exportiert werden. Eine einzelne Datei kann saubere Hersteller-Teilenummern mit internen Codes mischen, Markennamen, die an den Code angehängt sind, zwei Codes in einer Zelle, Codes, die in einer Beschreibung versteckt sind, Mengen in der falschen Spalte und Zeilen, die überhaupt keine Automatisierungsteile sind.

Vor dem Pilotprojekt durchlief jede Liste dieselben manuellen Schritte:

1. Die Zeichenfolgen trennen. Die Teilenummer, die Marke und die Menge aus dem herausziehen, was der Verkäufer geschrieben hat.
2. Das Produkt identifizieren. Entscheiden, um welches genaue Teil es sich bei jeder Zeile handelt, oft durch Online-Suche nach dem Code.
3. Den Marktpreis prüfen. Aktuelle Angebote für dieses Teil nach Zustand Zeile für Zeile nachschlagen.
4. Entscheiden. Erst dann konnte ein Einkäufer entscheiden, welche Zeilen sich zum Bieten lohnten und zu welchem Preis.

Eine Bestandsliste ist im Grunde eine Stückliste, die von jemand anderem geschrieben wurde, und unser Leitfaden zu wie man Stücklisten für die Beschaffung bereinigt erklärt, warum Listen wie diese eine einfache Suche zunichtemachen.

Was das Problem kostete: Zeit und Fehler

Zeit. Die ersten drei Schritte nahmen die meiste Zeit in Anspruch. Das Team führte täglich Hunderte von Preisabfragen manuell durch, sodass eine Liste mit mehreren tausend Positionen Wochen an Recherchen benötigte, um Position für Position bepreist zu werden. Die Einkäufer verbrachten ihre Zeit damit, Listen vorzubereiten, statt über Gebote zu entscheiden.

Fehler. Manuelle Arbeit an solchen Listen geht auf vorhersehbare Weise schief:

• Das falsche Teil. Ein abgeschnittener Code oder ein Code ohne Marke kann zu einem anderen Produkt passen, und das Angebot wird für den falschen Artikel bepreist.
• Ein irreführender Preis. Marketplace-Angebote für Zubehör stehen oft unter der Teilenummer des Hauptprodukts. Eine Schutzfolie oder Abdeckung für ein HMI-Panel wird für einen Bruchteil des Panels verkauft, und ein solches Angebot drückt den scheinbaren Marktpreis nach unten.
• Eine Preisspanne, die die Streuung verschleiert. Wenn sich ein Teil zu sehr unterschiedlichen Preisen verkauft, gibt ein einzelner Durchschnitt entweder Marge preis oder kostet den Auftrag.
• Alte Preise. Wenn die Prüfung einer langen Liste Tage dauert, werden die Preise des letzten Quartals wiederverwendet, und das Angebot entspricht nicht mehr dem Markt.

Keiner dieser Fehler zeigt sich sofort. Ein zu hohes Angebot wird einfach nicht angenommen, und zu teuer eingekaufte Ware zeigt ihren Preis erst, wenn sie sich nicht verkauft.

Wie wir es gelöst haben: Erst Teile abgleichen, dann Preise abgleichen

Wir haben zwei bestehende Automa.Net-Tools zu einem einzigen Ablauf verbunden: Zuerst wird jede Zeile einem exakten Katalogteil zugeordnet, dann wird dieses Teil mit aktuellen Marktpreisen abgeglichen, wobei bei jedem Schritt die eigenen Regeln des Händlers angewendet werden.

BOM Cleaner liest die Teilenummer aus jeder Zeile aus, ganz gleich, in welcher Form sie vorliegt, und gleicht sie mit dem Automa.Net-Katalog von mehr als 10,5 Millionen Teilen von über 9.000 Herstellern ab. Jede abgeglichene Zeile wird mit der herstellereigenen Schreibweise des Codes und der Marke, einem Vertrauenswert und dem Grund für den Abgleich zurückgegeben. Zeilen, die nicht mit ausreichender Sicherheit abgeglichen werden können, werden zur Prüfung markiert, statt geraten zu werden. Dies ist der Schritt, der uneinheitliche Teilebeschreibungen abgleicht: Dasselbe Teil, das von einem Verkäufer nur als Code, von einem anderen mit Markenpräfix und von einem dritten innerhalb einer Beschreibung geschrieben wird, wird als ein Datensatz zurückgegeben.

BOM Repricer nimmt die abgeglichenen Zeilen und bepreist sie anhand aktueller Angebote von Automa.Net-Lieferanten, aufgeteilt nach Zustand: neu, werkseitig versiegelt, neu aus Überbestand, generalüberholt und gebraucht. Für den Händler läuft es mit seinen eigenen Einkaufsregeln, etwa bevorzugten Märkten, ausgeschlossenen Verkäufertypen und Filtern, die Zubehör aus dem Preis heraushalten.

Das Ergebnis ist die eigene Tabelle des Händlers mit dem abgeglichenen Teil und den hinzugefügten Preisspalten, bereit für einen Einkäufer, die Angebotsentscheidung zu treffen. Tools wie dieses sind Teil eines breiteren Wandels darin, wie Distributoren Preise kalkulieren, den wir in using price intelligence tools for industrial parts.

Der Pilot als erster Schritt

BOM Cleaner und BOM Repricer sind beides Produkte, die jeder auf der Website nutzen kann, sodass der Händler seine Dateien hätte hochladen und die Ergebnisse hätte lesen können. Das wäre nicht genug gewesen. Eine allgemeine Preisspanne ist kein Angebot: Der Händler bepreist nur einige Bedingungen und einige Märkte und möchte das Ergebnis in den Spalten sehen, die seine Käufer bereits lesen. Und der Wert liegt in der gesamten Kette, von der Roh-Liste bis zur Entscheidung, nicht in einem einzelnen Schritt.

Statt eines Abonnements haben wir also mit einem Pilotprojekt begonnen: beide Tools mit den echten Listen des Händlers ausführen, seine Regeln anwenden, das Ergebnis messen und erst dann gemeinsam entscheiden, was gebaut werden soll. Die Regeln des Händlers ergaben sich aus den ersten Feedback-Runden während des Pilotprojekts. Es lief mit echten Dateien, die der Händler im Rahmen seiner normalen Arbeit eingereicht hatte.

Der Durchschnitt verdeckt die nützlichste Erkenntnis: Die Trefferquote hängt viel stärker von der Liste als vom Tool ab. Derselbe Durchlauf ordnete 98% einer Datei und 6% einer anderen zu. Listen mit Herstellerteilenummern lassen sich gut zuordnen; Listen aus internen Codes, kurzen Fragmenten oder nur Beschreibungen lassen deutlich weniger zum Abgleich übrig.

So haben wir gemessen:

• Zeitraum und Stichprobe: mehrere Wochen Mitte 2026, über 20 Dateien aus der normalen Arbeit des Händlers, insgesamt fast 20.000 Zeilen.
• Zugeordnet: eine Zeile, die von BOM Cleaner einem Produkt im Automa.Net-Katalog mit einem Vertrauenswert zugeordnet wurde. Als zur Prüfung markierte Zeilen zählen als nicht zugeordnet.
• Im Preisumfang: zugeordnete Teile, die der Händler bepreist, nachdem Zubehör und andere Positionen ausgeschlossen wurden, die seine Regeln auslassen.
• Bepreist: mindestens ein Angebot, das nach den Filtern des Händlers übrig bleibt.

Die Preisquote von 53% ist ehrlich statt schmeichelhaft. Mit den angewendeten Filtern des Händlers haben manche Teile im Moment schlicht kein passendes Angebot. Der Händler zog einen fehlenden Preis einem irreführenden vor.

Die Wirkung und der aktuelle Stand

BOM Cleaner und der Bepreisungsschritt laufen jetzt im täglichen Arbeitsablauf des Händlers. Der Pilot zeigte auch, was als Nächstes verbessert werden sollte:

• Fallbacks sind besser als leere Felder. Eine Zeile ohne Preis nach den Hauptregeln ist trotzdem etwas wert. Die nächste Version versucht weitere Preisquellen der Reihe nach und kennzeichnet klar, aus welcher Quelle der Preis stammt, damit ein Käufer statt gar nichts eine Preisspanne sieht.
• KI hilft, wenn Codes fehlerhaft sind. Für Zeilen mit einem abgeschnittenen oder falsch eingegebenen Code schlägt eine KI-Empfehlung, die jetzt in den Abgleich integriert wird, die wahrscheinlichste vollständige Teilenummer samt Begründung vor, zum Beispiel indem ein fehlendes Präfix und eine Prüfziffer bei einem Hersteller-Bestellcode wiederhergestellt werden. Der Käufer akzeptiert oder lehnt sie mit einem Klick ab.

Die nächste Phase, die jetzt in Arbeit ist, ist ein dediziertes Tool, das um den Prozess des Händlers herum aufgebaut ist und auf derselben API wie BOM Cleaner und BOM Repricer läuft.

Sprechen Sie mit uns über ein Pilotprojekt mit Ihren eigenen Daten

Ein solches Pilotprojekt ist sinnvoll, wenn Ihr Team bei jeder Liste dieselben manuellen Schritte wiederholt und Ihre Regeln so spezifisch sind, dass ein Standardergebnis Nacharbeit erfordert. Typische Anzeichen:

• Sie bepreisen Listen, nicht einzelne Teile. Überschussbestände, Kunden-BOMs oder eingehende RFQs kommen als Tabellen mit Hunderten oder Tausenden von Zeilen an.
• Ihre Regeln ändern die Antwort. Sie schließen Märkte, Verkäufer oder Bedingungen aus, oder Sie benötigen Preise in einem Format, das Ihre Käufer bereits verwenden.
• Die Daten liegen in Ihrem ERP. Die Ergebnisse müssen zurück in Ihr ERP gelangen und dürfen nicht in einer heruntergeladenen Datei bleiben. Siehe die Integration von ERP-Systemen mit B2B-Marktplatz-Preisen für das, was das bedeutet.
• Ihr BOM-Prozess hat bereits eine feste Struktur. Wenn Ihr Team einem festgelegten BOM-Managementprozessfolgt, können sich die Tools in seine Schritte einfügen, statt ihn zu ersetzen.

Der erste Schritt ist ein Gespräch, kein Vertrag. Senden Sie uns einige der Listen, mit denen Ihr Team tatsächlich arbeitet, nennen Sie uns die Regeln, nach denen Sie Preise kalkulieren, und wir zeigen Ihnen die Trefferquote und die Preisabdeckung anhand Ihrer eigenen Daten, bevor überhaupt etwas entwickelt wird. Kontaktieren Sie das Automa.Net-Team um über einen Pilotversuch zu sprechen.

Häufig gestellte Fragen

Kann Software den Preisabgleich von Komponenten automatisieren?

Ja, sobald jede Zeile mit einem exakten Teil verknüpft ist. BOM Repricer vergleicht jede zugeordnete Zeile mit aktuellen Lieferantenangeboten für dieses Teil und gibt den niedrigsten und höchsten Preis pro Zustand zurück. In diesem Pilotprojekt wurden 53 % der zugeordneten Teile im Umfang bepreist; für den Rest gab es zum Zeitpunkt keine Angebote, die den Regeln des Händlers entsprachen.

Wie gleichen Sie inkonsistente Teilebeschreibungen über Bestandslisten und BOMs hinweg ab?

Gleichen Sie jede Zeile mit einem Herstellerkatalog ab, nicht mit Ihren eigenen früheren Dateien. BOM Cleaner liest den Code aus dem, was die Zeile enthält, gibt die Schreibweise des Herstellers mit einem Vertrauenswert und dem Grund zurück und markiert unsichere Zeilen zur Prüfung. Bei beschädigten Codes schlägt eine KI-Empfehlung die wahrscheinlichste vollständige Teilenummer vor.

Wie sieht ein Pilotprojekt mit Automa.Net aus?

Sie senden echte Dateien aus Ihrer täglichen Arbeit und die Regeln, nach denen Sie Preise kalkulieren. Wir führen sie mit den vorhandenen Tools und Ihren angewendeten Regeln aus, messen die Ergebnisse anhand Ihrer Daten und stimmen mit Ihnen ab, was als Nächstes entwickelt werden soll. Der Händler in diesem Fall begann mit dem Abgleich und der Preisgestaltung und ging erst nach dem Pilotprojekt zu einer dedizierten Entwicklung über, als sich zeigte, wo die Zeit verloren ging.

Warum wurden nur 39 % der Zeilen zugeordnet?

Weil viele Zeilen in der Stichprobe keine Hersteller-Teilenummer enthielten. Die Quote reichte von 98 % in einer Datei bis zu 6 % in einer anderen, je nachdem, ob der Verkäufer echte Teilenummern oder interne Codes, Fragmente und Beschreibungen angegeben hatte. Zeilen, die nicht mit ausreichender Sicherheit zugeordnet werden können, werden zur Prüfung markiert, statt geraten zu werden.

Woher kommen die Preise?

Aus Live-Angeboten von Automa.Net-Lieferanten, zugeordnet zum exakten Katalogteil und nach Zustand aufgeteilt.

Müssen wir Automa.Net weiter nutzen, um das Tool zu entwickeln?

Nein. Nach der Kernentwicklung kann Ihr eigenes IT-Team die Oberfläche und deren weitere Entwicklung übernehmen, oder Automa.Net kann sie fortführen. Die Daten-Engine bleibt in jedem Fall über die API verfügbar.